การทำความสะอาดกล่องจดหมายของคุณเป็นงานที่เราส่วนใหญ่โยนไว้ในรายการ I'll-tackle-that-later-list - ขวาระหว่างการจัดทำงบธนาคารและการจัดลิ้นชักขยะ แต่ทำไม?
เนื่องจากมนุษย์ต้องกดดันให้ทำอะไรจนกว่าจะเห็นข้อดี
นี่คือเหตุผลที่ทำให้องค์กรกล่องจดหมายเป็นลำดับความสำคัญสูง: จะทำให้คุณมีความสุขมากขึ้นสงบสุขและมีประสิทธิผลมากขึ้น
นักวิจัยคาดการณ์ว่าคนงานเฉลี่ยจะส่งและรับอีเมลประมาณ 125 อีเมลต่อวันภายในปี 2015 นั่นคือประมาณ 45, 625 อีเมลต่อปีรวมถึง "graymail" แต่ไม่รวมอีเมลส่วนบุคคล ดังนั้นถ้าคุณมีเพื่อนคุณสามารถไปข้างหน้าและกระแทกจำนวนที่ทาง up.What สิ่งที่เพิ่มขึ้นถึงเวลาฉลาด?
ในปี 2012 รายงานของ McKinsey & Company พบว่าผู้คนใช้จ่ายประมาณ 28% ของสัปดาห์ทำงานในการอ่านและตอบอีเมล ประมาณ 12 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ ฉันไม่ทราบเกี่ยวกับคุณ แต่ถ้าฉันสามารถตัดตัวเลขนั้นออกได้ครึ่งหนึ่งฉันจะมีเวลามากขึ้นในการไปฝึกโยคะ
แต่มันเกี่ยวกับมากกว่าการพ้นเวลาของคุณ ฉันเชื่อว่ากล่องจดหมายของคุณเป็นตัวแทนของความคิดของคุณ และทำความสะอาดออกเป็นจริงเกี่ยวกับความสงบที่มาพร้อมกับการเอาชนะความวุ่นวายทางจิตใจเมื่อคุณเริ่มคิดถึงอีเมลด้วยวิธีนี้คุณก็เห็นความสำคัญของการรับกล่องจดหมายของคุณภายใต้การควบคุมต่อไปนี้เป็นขั้นตอนบางอย่างเพื่อให้คุณเริ่มต้น:
1. ถามตัวเองด้วยคำถามที่ยาก คุณอาจสงสัยว่าตนเองสะท้อนอะไรกับกล่องจดหมายของคุณ ทุกอย่างจริงๆ ด้านนอกเป็นตัวแทนของด้านใน การคิดถึงกล่องจดหมายของคุณเป็นการสะท้อนถึงสภาวะของจิตใจเริ่มต้นด้วยการถามตัวเองว่าเหตุใดคุณจึงปล่อยให้กล่องจดหมายของคุณหลุดออกจากการควบคุมและสิ่งอื่น ๆ ที่อาจทำให้ความรู้สึกของคุณขาดการควบคุมในชีวิตของคุณ คำตอบอาจเป็นเรื่องง่ายๆเหมือนกับการจองมากเกินไปหรือเป็นการหลีกเลี่ยงการเปลี่ยนแปลงอาชีพที่จำเป็นมาก ๆ การตรวจสอบและเผชิญกับปัญหาเหล่านั้นอาจเป็นส่วนที่ยากที่สุดในกระบวนการทั้งหมด ตอบตัวคุณเองอย่างสุจริตและคุณจะเตรียมตัวเพื่อเตรียมตัวรับมือกับจิตใจและอารมณ์
2. "RDFS" อีเมลที่ยังไม่ได้อ่านของคุณ ในหนังสือ Bird Bird ของเธอ : คำแนะนำสำหรับการเขียนและชีวิต แอนน์แลมอทท์จำได้ว่าตอนเป็นเด็กพี่ชายของเธอเคยถูกครอบงำโดยโครงการโรงเรียนเกี่ยวกับนก พ่อของเธอบอกพี่ชายของเธอให้โครงการ "นกนก" ดังนั้นเขาจะไม่ถูกข่มขู่โดยงานใหญ่ข้างหน้า คุณอาจมีจำนวนอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านที่น่าสงสัย คุณต้องทำมันนกโดยนก อย่าคิดเกี่ยวกับการทำเพียงแค่กวาดไปที่กล่องจดหมายของคุณนิด ๆ หน่อย ๆ การระลึกถึงว่าคุณกำลังดำเนินงานนี้เพื่อความอยู่ดีมีสุขของคุณ เห็นอีเมลแต่ละฉบับมีวัตถุประสงค์ทำให้การกำจัดพวกเขารู้สึกว่าคุณประสบความสำเร็จบางอย่าง "RDFS" -ing เป็นวิธีง่ายๆในการทำเช่นนั้น ฉันปรับตัวย่อที่ดีนี้จากอดีตเจ้านายของฉันที่บอกฉันว่าทุกอีเมลใหม่ต้องมีหนึ่งในสี่การดำเนินการตอบทันทีลบโดยไม่ต้องตอบสนองติดตามหรือบันทึกสำหรับการอ้างอิงในอนาคตรู้ว่าคุณมีเพียงสี่ทางเลือกสำหรับอีเมลใหม่ทุก จะกระจายความรู้สึกไม่แน่ใจและกำพร้าลดเวลาที่ใช้ในการจัดเรียงอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เมื่อคุณอ่านอีเมลที่ยังไม่ได้อ่านทั้งหมด 5, 000 ฉบับ (หรือตัวเลขของคุณคือ ... ไม่มีการตัดสินที่นี่) ก้อนใหญ่ ๆ อาจตกอยู่ในหมวด "follow up" หรือ "save for reference reference" แต่นั่นเป็นเหตุผลที่ทำให้ขั้นตอนต่อไปที่สำคัญ คือการได้รับระบบองค์กรในสถานที่ที่เหมาะกับคุณ
3. จัดสิ่งที่เหลือไว้ ไม่เคยหยุดหย่อนให้ฉันประหลาดใจว่าเรากำลังตามคำสัญญาขององค์กรอย่างไร บริการอีเมลแบรนด์ใหม่ของ Google ที่เรียกว่า Inbox ใช้ "อีเมลเป็นรูปแบบรายการสิ่งที่ต้องทำ" ช่วยให้คุณสามารถจัดเรียงอีเมลลงในหมวดหมู่ "ตรึง" หรือปิด "ทำ" และรวบรวมอีเมลจำนวนมากไว้ใน "กลุ่ม" ทำให้กล่องจดหมายล่อลวงจัดการได้มากขึ้น ใช่มันเป็นเรื่องง่ายที่ใช้งานง่าย แต่อย่าหลงใหลในความนุ่มนวล คุณไม่ จำเป็นต้อง ได้รับกล่องจดหมายของคุณสะอาด ไม่มีวิถีชีวิตวิเศษที่จะทำให้กระบวนการนี้ง่ายขึ้น แต่นี่เป็นข่าวดี: มีสูตรโง่หลักฐาน การประกาศกล่องจดหมายของคุณจะต้องมีการพัฒนาระบบและสอดคล้องกับนโยบายดังกล่าว ถ้าใช้งานได้คุณจะเป็นสีทองนี่เป็นวิธีที่ฉันทำ: ฉันใช้กล่องจดหมาย Gmail หนึ่งฉบับสำหรับจดหมายทั้งหมดของฉันและหลังจากที่ฉัน "RDFS" เก็บอีเมลใหม่แล้วฉันจะเก็บ "บันทึกเพื่อใช้อ้างอิงในอนาคต" "อีเมลที่ใช้โฟลเดอร์ Gmail ซึ่งสามารถกำหนดรหัสสีและซ้อนกันได้ หากไม่มีโฟลเดอร์ที่เหมาะสมฉันจะสร้างโฟลเดอร์ใหม่ ฉันมี 65 โฟลเดอร์ที่ใช้งานอยู่ในขณะนี้ (เซิร์ฟเวอร์อีเมลส่วนใหญ่สามารถทำหน้าที่คล้ายกันได้หากคุณไม่ใช้ Gmail) จากนั้นฉันจะติดตามอีเมล "ติดตามผล" ที่ฉันเก็บไว้ในกล่องจดหมาย (ฉันพยายามอย่าให้ตัวเลขนั้นเกิน 100 เพราะฉันรู้ มันเป็นการส่วนตัวที่ทำให้ฉันรู้สึกหวาดกลัว) หากอีเมล "ติดตาม" เหล่านี้จำเป็นต้องมีการดำเนินการในส่วนของฉันฉันจะสร้าง "งาน" ใน Google ปฏิทิน (เช่น "เลือกสถานที่สำหรับรับประทานอาหารกลางวันกับ Lisa" หรือ "ส่งสเปรดชีต Excel ไปยังเจ้านายของฉัน") และเพิ่มวันครบกำหนด ไปที่งานนั้นดังนั้นฉันจะได้รับการแจ้งเตือนหากจำเป็น ด้วยวิธีนี้ฉันไม่ตื่นขึ้นมาตอนกลางดึกกังวลเกี่ยวกับสิ่งที่ฉันลืมไป อย่างจริงจังคุ้มค่ากับการนอนหลับสบายดีขอแนะนำตัวเองเพื่อพัฒนาโปรโตคอลขององค์กรของคุณเอง วิธีใดที่สะดวกสบายและยั่งยืนสำหรับคุณจะทำงานได้ถ้าคุณยึดติดกับมัน
4. จัดการกับ Big Rocks ก่อน Stephen Covey ผู้เขียน The 7 Habits of Highly Successful People กล่าวว่า "ก้อนหินใหญ่ของชีวิต" เป็นงานที่ถ้าคุณไม่ใส่ก่อนคุณจะไม่ได้รับพวกเขาเลย อย่างไรก็ตามสิ่งเหล่านี้มักเป็นสิ่งที่สำคัญที่สุด เมื่อคุณหลีกเลี่ยงสิ่งเหล่านี้พวกเขามีน้ำหนักมากในจิตใจและอารมณ์เมื่อคุณใช้คำอุปมาหินใหญ่กับอีเมลคุณจะเห็นได้ว่าการใช้เวลาในการรับมือกับเม็ดทรายเล็ก ๆ ของอีเมลทรายที่เร่งด่วนซึ่งต้องใช้งานได้ง่ายเพียงใด ให้ความสนใจและให้ภาพลวงตาของประสิทธิภาพการผลิตและวางหินก้อนใหญ่อีเมลที่จำเป็นต้องให้เราคิดอย่างจริงจังหรือทำ หินขนาดใหญ่ที่ยาวขึ้นได้รับการจัดลำดับความสำคัญความวิตกกังวลมากขึ้นเร้าใจพวกเขากลายเป็นสำหรับเรา กระจายความเครียดที่อาจเกิดขึ้นโดยการปฏิญาณว่าจะจัดการกับอีเมลร็อคใหญ่ก่อน เสมอ. ดูเหมือนว่าจะสามารถใช้งานได้ง่ายเพื่อตอบสนองความต้องการของกล่องจดหมายที่หนักและใช้เวลานานมากขึ้น แต่ต้องใช้เวลาพิจารณาว่าอีเมลเหล่านั้นต้องการอะไรบ้างจะช่วยให้คุณประหยัดเวลาและความเครียดในระยะยาวได้มากขึ้นหลังจากที่คุณรู้สึกหายใจ ปล่อยความตึงเครียดไหล่ชื่นชมกล่องจดหมายเก่าแก่ของคุณก็จะเริ่มเติมขึ้นอีกครั้ง นั่นคือชีวิต. แต่ไม่ได้รับจม - ทำความสะอาดลึกจะทำและที่เป็นส่วนที่ยาก การรักษาเป็นส่วนที่ง่ายตอนนี้ที่คุณมีระบบหลักฐานโง่ในสถานที่ ฉันพูดจากประสบการณ์เมื่อฉันบอกว่าวันที่มีประสิทธิผลและคืนที่เงียบสงบจะเป็นแรงจูงใจที่คุณต้องการเพื่อให้กล่องจดหมายของคุณไม่ให้ลุกลามอีกต่อไป
