ผลผลิตเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการบรรลุความสำเร็จในทุกด้าน เป็นรากฐานที่สำคัญในการสร้างและบรรลุเป้าหมายอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล อย่างไรก็ตาม ในโลกปัจจุบันที่หมุนไปอย่างรวดเร็ว เรามักจะพบว่าตัวเองต้องดิ้นรนกับการจัดการเวลาและทำงานให้เสร็จ นั่นคือที่มาของศิลปะแห่งการผลิต เทคนิคการจัดการเวลาอย่างเชี่ยวชาญช่วยให้เราสามารถปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานและบรรลุเป้าหมายได้ทันท่วงที
ศิลปะแห่งการเพิ่มผลผลิตไม่ใช่แค่การทำงานหนักขึ้นเท่านั้น เป็นเรื่องเกี่ยวกับการทำงานอย่างชาญฉลาด มันเกี่ยวข้องกับการเรียนรู้ที่จะจัดลำดับความสำคัญของงาน ตั้งเป้าหมาย และจัดการเวลาของเราอย่างมีประสิทธิภาพ มันเกี่ยวกับการพัฒนาความคิดและนิสัยที่ถูกต้องซึ่งจะช่วยให้เรามีประสิทธิผลและมีประสิทธิภาพมากขึ้นในชีวิตประจำวันของเรา
ในบทความนี้ เราจะสำรวจเทคนิคการบริหารเวลาที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดที่สามารถช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นและบรรลุเป้าหมายได้ จากเทคนิค Pomodoro ไปจนถึง Eisenhower Matrix เราจะครอบคลุมเทคนิคต่างๆ ที่คุณสามารถเริ่มใช้ตั้งแต่วันนี้เพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ
ทำความเข้าใจกับการบริหารเวลา
คำนิยาม
การบริหารเวลาคือกระบวนการจัดระเบียบและวางแผนว่าจะจัดสรรเวลาอย่างไรให้มีประสิทธิภาพเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย มันเกี่ยวข้องกับการควบคุมเวลาอย่างมีสติเพื่อจุดประสงค์ในการเพิ่มผลผลิตและประสิทธิภาพสูงสุด แต่ละคนสามารถจัดการเวลาได้อย่างมีประสิทธิภาพโดยจัดลำดับความสำคัญของงานและพัฒนานิสัยที่ดีเพื่อหลีกเลี่ยงการเสียเวลา
ความสำคัญ
การบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพเป็นสิ่งจำเป็นสำหรับความสำเร็จทั้งในชีวิตส่วนตัวและในอาชีพ การจัดการเวลาที่ไม่ดีอาจนำไปสู่การพลาดกำหนดเวลา ความเครียด และประสิทธิภาพการทำงานลดลงการจัดการเวลาอย่างมีประสิทธิภาพจะช่วยให้คุณโฟกัสกับงานที่สำคัญ ลดระดับความเครียด และเพิ่มผลผลิตได้ นายจ้างยังให้ความสำคัญกับทักษะการจัดการเวลาเป็นอย่างมาก เนื่องจากทักษะเหล่านี้แสดงให้เห็นถึงความสามารถของแต่ละบุคคลในการทำงานอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล
เทคนิค
- ตั้งเป้าหมาย
- การจัดลำดับความสำคัญ
- รายการที่ต้องทำ
- การปิดกั้นเวลา
- ขจัดสิ่งรบกวน
- การมอบหมาย
- แบ่งงานออกเป็นส่วนย่อยๆ
นี่เป็นเทคนิคการบริหารเวลาเพียงไม่กี่อย่างที่บุคคลสามารถใช้เพื่อเพิ่มผลผลิตได้ สิ่งสำคัญคือต้องหาสิ่งที่ดีที่สุดสำหรับคุณและพัฒนานิสัยที่ดีเพื่อรักษาตารางเวลาที่มีประสิทธิผล
ข้อผิดพลาด
หนึ่งในหลุมพรางที่ใหญ่ที่สุดของการบริหารเวลาคือการผัดวันประกันพรุ่ง แต่ละคนอาจทำให้งานสำคัญล่าช้าหรือเลื่อนออกไปจนนาทีสุดท้าย ซึ่งนำไปสู่ความเครียดที่เพิ่มขึ้นและงานที่ไม่มีคุณภาพ ข้อผิดพลาดอีกประการหนึ่งคือการไม่สามารถกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงหรือจัดลำดับความสำคัญของงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ สิ่งสำคัญคือต้องทำตามความเป็นจริงเกี่ยวกับสิ่งที่สามารถทำได้ในระยะเวลาที่กำหนด และจัดลำดับความสำคัญของงานตามความเร่งด่วนและความสำคัญของงานนั้นๆ
จัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ
ทำไมการจัดลำดับความสำคัญจึงสำคัญ?
การจัดลำดับความสำคัญของงานเป็นสิ่งสำคัญในการบริหารเวลาอย่างมีประสิทธิภาพและเพิ่มผลผลิต โดยการระบุและมุ่งเน้นไปที่งานที่สำคัญที่สุด คุณสามารถมั่นใจได้ว่าคุณจัดสรรเวลาและทรัพยากรอย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผล การจัดลำดับความสำคัญยังช่วยให้คุณหลีกเลี่ยงความรู้สึกหนักใจและช่วยให้คุณมีระเบียบ
วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานของคุณ
ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับที่จะช่วยคุณจัดลำดับความสำคัญของงาน:
- ระบุงานเร่งด่วนและสำคัญ: ทำรายการงานที่ต้องทำทันทีและงานที่สำคัญแต่ไม่เร่งด่วน
- พิจารณากำหนดเวลา: กำหนดเวลาแต่ละงานที่ต้องทำให้เสร็จและจัดลำดับตามลำดับ
- ประเมินมูลค่า: กำหนดว่างานใดจะมีผลกระทบต่อเป้าหมายและวัตถุประสงค์ของคุณมากที่สุด
- แบ่งงาน: ถ้างานดูหนักหนาสาหัส ให้แบ่งงานนั้นออกเป็นงานที่เล็กลงและสามารถจัดการได้มากขึ้น
- มอบหมายงาน: พิจารณามอบหมายงานให้ผู้อื่นหากคนอื่นสามารถทำงานให้เสร็จได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้น
การใช้เครื่องมือเพื่อจัดลำดับความสำคัญ
เทคโนโลยีช่วยให้คุณจัดลำดับความสำคัญของงานได้ มีแอพและเครื่องมือมากมายที่สามารถช่วยคุณสร้างรายการงาน กำหนดลำดับความสำคัญและกำหนดเส้นตาย และแม้กระทั่งเตือนความจำ เครื่องมือยอดนิยมสำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงาน ได้แก่ Trello, Todoist และ Asana การใช้เครื่องมือเหล่านี้จะช่วยให้คุณจัดระเบียบและเพิ่มผลผลิตได้
ขจัดสิ่งรบกวน
ระบุและลบสิ่งรบกวน
ในการจัดการและเพิ่มประสิทธิภาพเวลาของคุณ สิ่งสำคัญคือต้องระบุและขจัดสิ่งรบกวน สิ่งรบกวนคือสิ่งที่สามารถดึงความสนใจของคุณไปจากงานของคุณได้ เริ่มต้นด้วยการทำรายการสิ่งที่ทำให้คุณเสียสมาธิหรืออาจทำให้คุณเสียสมาธิ สิ่งรบกวนทั่วไปคือการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดีย โทรศัพท์ อีเมล เสียงพื้นหลังและคนอื่นๆ
เมื่อคุณรู้ว่าสิ่งรบกวนของคุณคืออะไร ให้พยายามขจัดสิ่งเหล่านั้นออกไป ตัวอย่างเช่น หากการแจ้งเตือนทางโซเชียลมีเดียเป็นสิ่งเบี่ยงเบนความสนใจ ให้ปิดการแจ้งเตือนหรือใช้ตัวบล็อกแอปในช่วงเวลาทำงาน หากเสียงรบกวนรอบข้างเป็นปัญหา ให้ลงทุนในหูฟังตัดเสียงรบกวน ถ้าคนอื่นขัดจังหวะคุณ ให้กำหนดขอบเขตหรือหาพื้นที่ทำงานเงียบๆ
จำกัด การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
หลายคนคิดว่าการทำงานหลายอย่างพร้อมกันเป็นกุญแจสู่ประสิทธิภาพการทำงาน แต่ในความเป็นจริงแล้ว การทำงานหลายอย่างอาจทำให้ไขว้เขวได้ เมื่อคุณพยายามทำหลายสิ่งพร้อมกันมากเกินไป คุณจะทำอะไรไม่ได้ดี ให้พยายามโฟกัสที่งานทีละอย่างและหลีกเลี่ยงการสลับไปมาระหว่างงานบ่อยๆ สิ่งนี้สามารถช่วยให้คุณมีสมาธิ มีประสิทธิภาพมากขึ้น และลดความเสี่ยงในการทำผิดพลาด
ฝึกสติ
การเจริญสติเป็นเทคนิคที่เกี่ยวข้องกับการอยู่กับปัจจุบันอย่างเต็มที่และมีส่วนร่วมกับช่วงเวลาปัจจุบัน โดยปราศจากการตัดสินหรือการวอกแวก โดยการฝึกสติ คุณสามารถเรียนรู้ที่จะควบคุมความคิด อารมณ์ และปฏิกิริยาของคุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีสมาธิและทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพลองจัดสรรเวลาในแต่ละวันเพื่อทำสมาธิหรือฝึกหายใจลึกๆ เมื่อคุณรู้สึกวอกแวก ให้หายใจเข้าลึก ๆ สักครู่แล้วดึงความสนใจของคุณกลับมาที่งานที่ทำอยู่
- ระบุและขจัดสิ่งรบกวน
- จำกัด การทำงานหลายอย่างพร้อมกัน
- ฝึกสติ
การสร้างนิสัยการทำงานที่มีประสิทธิภาพ
1. เริ่มด้วยการจัดลำดับความสำคัญ
กุญแจสำคัญประการหนึ่งในการสร้างนิสัยการทำงานที่มีประสิทธิภาพคือการเรียนรู้วิธีจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างมีประสิทธิภาพ ซึ่งหมายถึงการใช้เวลาในการประเมินว่างานใดสำคัญที่สุด และมุ่งความสนใจไปที่งานเหล่านี้ก่อน ในการทำเช่นนี้ คุณสามารถใช้เครื่องมือต่างๆ เช่น รายการสิ่งที่ต้องทำ ปฏิทิน และซอฟต์แวร์การจัดการโครงการ ซึ่งจะช่วยคุณแบ่งงานที่ซับซ้อนออกเป็นขั้นตอนเล็กๆ ที่สามารถจัดการได้มากขึ้น การกำหนดลำดับความสำคัญที่ชัดเจนและการโฟกัสอยู่เสมอจะช่วยให้คุณเพิ่มผลผลิตและประสบความสำเร็จได้มากขึ้นโดยใช้เวลาน้อยลง
2. ลดสิ่งรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด
องค์ประกอบสำคัญอีกประการหนึ่งที่ทำให้นิสัยการทำงานมีประสิทธิภาพคือการลดสิ่งรบกวนให้เหลือน้อยที่สุด หากคุณมีปัญหาในการมีสมาธิในระหว่างวันทำงาน ให้ลองระบุว่าอะไรทำให้คุณเสียสมาธิมากที่สุด นี่อาจเป็นการเช็คอีเมลของคุณอย่างต่อเนื่อง เลื่อนดูโซเชียลมีเดีย หรือพูดคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณ เมื่อคุณรู้ว่าสิ่งรบกวนคืออะไร คุณสามารถดำเนินการเพื่อลดสิ่งรบกวนเหล่านั้นให้เหลือน้อยที่สุด ซึ่งอาจรวมถึงการปิดการแจ้งเตือนในโทรศัพท์หรือคอมพิวเตอร์ จัดสรรเวลาเฉพาะเพื่อเช็คอีเมลและโซเชียลมีเดีย หรือหาพื้นที่เงียบสงบในการทำงานที่คุณจะไม่ถูกขัดจังหวะง่ายๆ
3. หยุดพัก
อาจดูขัดกับสัญชาตญาณ แต่การหยุดพักเป็นประจำสามารถช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นในระยะยาว เนื่องจากการหยุดพักทำให้สมองของคุณมีโอกาสพักผ่อนและเติมพลัง ซึ่งจะช่วยเพิ่มสมาธิและความคิดสร้างสรรค์เมื่อคุณกลับไปทำงาน พยายามหยุดพักสั้นๆ ทุกชั่วโมงหรือประมาณนั้น ใช้เวลานี้ยืดเส้นยืดสาย รับอากาศบริสุทธิ์ หรือหาของว่างเพื่อสุขภาพ ด้วยการรวมการหยุดพักเข้ากับวันทำงานของคุณ คุณจะรักษาระดับพลังงานและหลีกเลี่ยงอาการหมดไฟได้
- เคล็ดลับ: ลองใช้เทคนิค Pomodoro ซึ่งเกี่ยวข้องกับการทำงานเป็นเวลา 25 นาทีแล้วพัก 5 นาที
4. ตั้งเป้าหมายที่เป็นจริง
องค์ประกอบที่สำคัญอีกประการหนึ่งของนิสัยการทำงานที่มีประสิทธิภาพคือการกำหนดเป้าหมายที่เป็นจริงสำหรับตัวคุณเอง ซึ่งหมายถึงการตั้งเป้าหมายที่ท้าทายแต่สามารถทำได้ภายในระยะเวลาที่กำหนด หากคุณตั้งเป้าหมายที่ไม่สมจริงเกินไป คุณมีแนวโน้มที่จะท้อแท้และสูญเสียแรงจูงใจ อย่างไรก็ตาม หากคุณตั้งเป้าหมายที่ง่ายเกินไป คุณอาจไม่ได้ผลักดันตัวเองให้เต็มศักยภาพ ด้วยการตั้งเป้าหมายที่เป็นจริง คุณสามารถทำงานไปสู่สิ่งที่มีความหมายในขณะเดียวกันก็รู้สึกถึงความสำเร็จในแต่ละครั้งที่คุณบรรลุเป้าหมาย
5. สร้างกิจวัตร
สุดท้ายนี้ การสร้างกิจวัตรจะช่วยให้คุณสร้างนิสัยการทำงานที่มีประสิทธิภาพและอยู่ในแนวทางได้ เมื่อคุณมีกิจวัตรประจำวัน คุณจะรู้ว่าต้องคาดหวังอะไรในแต่ละวัน ซึ่งจะช่วยให้คุณมีสมาธิและมีแรงบันดาลใจ รูทีนนี้อาจรวมถึงเวลาตื่นนอนและเริ่มงานที่กำหนดไว้ ตารางเวลาปกติสำหรับการพัก และเวลาเฉพาะเพื่อสรุปงานในแต่ละวัน การสร้างกิจวัตรตามนิสัยการทำงานของคุณ คุณสามารถสร้างโครงสร้างและการคาดการณ์ได้ ซึ่งจะช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้นในระยะยาว
การใช้เทคโนโลยีเพื่อเพิ่มผลผลิต
แอพติดตามเวลา
หนึ่งในวิธีเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากที่สุดคือการใช้แอปติดตามเวลา ด้วยแอปเหล่านี้ คุณสามารถติดตามระยะเวลาที่คุณใช้ไปกับงานแต่ละอย่างได้ตลอดทั้งวัน วิธีนี้จะช่วยคุณระบุสถานที่ที่คุณใช้เวลามากที่สุดและน้อยที่สุด ทำให้คุณปรับเปลี่ยนตารางเวลาได้อย่างเหมาะสม แอพติดตามเวลาที่ได้รับความนิยม ได้แก่ Toggl, RescueTime และ Harvest
เครื่องมือจัดการงาน
เครื่องมือการจัดการงานเป็นอีกวิธีที่มีประสิทธิภาพในการเพิ่มผลผลิต เครื่องมือเหล่านี้ช่วยให้คุณสร้างและจัดระเบียบรายการสิ่งที่ต้องทำ เพื่อให้คุณเห็นว่างานใดที่คุณต้องทำให้เสร็จและเมื่อใด เครื่องมือจัดการงานที่ได้รับความนิยมมากที่สุด ได้แก่ Todoist, Trello และ Asana
ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน
การทำงานในโครงการร่วมกับผู้อื่นอาจเป็นเรื่องที่ท้าทายในบางครั้ง แต่ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกันจะช่วยให้การทำงานง่ายขึ้นมาก ด้วยซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน เช่น Google Docs, Slack หรือ Microsoft Teams คุณสามารถแชร์ไฟล์ สื่อสารกับสมาชิกในทีม และทำงานร่วมกันในโครงการแบบเรียลไทม์
เครื่องมืออัตโนมัติ
การใช้เครื่องมืออัตโนมัติสามารถเป็นตัวเปลี่ยนเกมสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน เครื่องมือเหล่านี้สามารถช่วยทำงานซ้ำๆ โดยอัตโนมัติ ทำให้มีเวลาเหลือสำหรับงานที่สำคัญกว่า ตัวอย่างเช่น Zapier สามารถทำงานอัตโนมัติระหว่างแอพและบริการต่าง ๆ ในขณะที่ IFTTT (ถ้าเป็นเช่นนั้น) สามารถทำงานง่าย ๆ โดยอัตโนมัติ เช่น การส่งอีเมลหรือการเปิดไฟ
บทสรุป
การผสมผสานเทคโนโลยีเข้ากับกิจวัตรประจำวันของคุณสามารถช่วยให้คุณมีประสิทธิผลมากขึ้น ไม่ว่าจะเป็นการใช้แอปติดตามเวลา เครื่องมือจัดการงาน ซอฟต์แวร์การทำงานร่วมกัน หรือเครื่องมืออัตโนมัติ มีตัวเลือกมากมายสำหรับการปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงานของคุณ เลือกเครื่องมือที่เหมาะกับคุณที่สุดและเฝ้าดูผลผลิตของคุณทะยานขึ้น
